Overslaan en naar de inhoud gaan

Klantcase

HEMA:
Grip op duizenden drukwerkstukken per week

Franchise, Retail

  • Klantnaam
    HEMA
  • Vestigingen
    750+
  • Next Marketing Solutions gebruiker sinds
    2020
  • Producten
    Warenhuis & Dagelijkse consumentenproducten
Website

In een gemiddelde week verwerkt HEMA tussen de 85 en 150 verschillende drukwerkitems aan marketingmaterialen, in oplages van 30 tot 10.000 stuks. Al dat materiaal: van kassabordjes tot promotie-kaartjes, van folders tot de interne webshop waarin filialen zelf marketingmaterialen bestellen, loopt via één systeem: NextMarketingSuite.

Over HEMA

HEMA is een oerhollands bedrijf, met een geschiedenis van 100 jaar. Bij HEMA vind je producten die je dagelijks nodig hebt: van fietsspullen tot make-up, van tuinartikelen tot voedingswaren. HEMA telt in totaal meer dan 750 winkels, in Nederland, België, Luxemburg, Frankrijk, Duitsland en Oostenrijk, met zo’n 17.000 medewerkers.

De marketing wordt grotendeels centraal vanuit Nederland aangestuurd. Langlopende POS-materialen en productuitleg worden centraal ontwikkeld, terwijl lokale HEMA-kantoren in België en Frankrijk ruimte krijgen om op hun eigen markt in te spelen.

De uitdaging: veel losse systemen, weinig overzicht

Thomas werkt als Coördinator Print Productions in het team folder en instore, en is verantwoordelijk voor de volledige productie en distributie van in-store en folder-gerelateerde marketingmaterialen. Van opmaak tot levering aan de winkels, en het beheer van de interne webshop voor nabestellingen. Al dat marketingmateriaal moet gecoördineerd worden; Thomas noemt het niet voor niets “een fabriek.”

Voordat HEMA met Next Marketing Solutions ging werken, verliep veel handmatig en versnipperd. Promotie-kaartjes, de interne webshop en opmaak liepen via losse tools naast elkaar. Een tijdrovende en foutgevoelige oplossing.

Dit was de reden om op zoek te gaan naar een schaalbare oplossing om de distributie van in-store marketingmateriaal te centraliseren.

De oplossing: alle marketinglogistiek in één systeem

De oplossing werd gevonden in het platform van Next Marketing Solutions, intern bekend als de Instore Signing Tool. Wat begon als vervanging van het voormalige systeem, is uitgegroeid tot een tool waar wel honderd collega’s binnen HEMA mee werken, elk op hun eigen manier.

  • Het print productieteam gebruikt het voor de distributieplanning: van winkel-DNA tot inkooporders bij leveranciers.
  • Het folder-team werkt met de folder review tool, waarin product- en categorymanagers centraal reageren op de opmaak, in plaats van losse e-mailrondes.
  • Het instore-team genereert automatisch de tweewekelijkse promotie-kaartjes via de tool.
  • Filialen bestellen zelf marketingmaterialen via de interne webshop.
  • Filialen kunnen templates gebruiken en aanpassen voor lokale promoties.

“Ik vind het heel prettig en overzichtelijk dat we intern altijd over hetzelfde platform praten. Vroeger hadden we voor promotie-kaartjes, de webshop en templates allemaal losse tools naast elkaar, nu zit het gewoon bij elkaar.” Thomas – Coördinator Print Productions

Automatische oplageberekening op basis van SAP-data

Met de aantallen waar HEMA mee te maken heeft, is nauwkeurig data-inzicht essentieel. Daarvoor wordt een export vanuit SAP geïmporteerd in de NextMarketingSuite.

Filialen vullen zelf hun winkel-DNA in, denk aan: aantal kassa’s en alarmpoorten, waarmee het systeem berekent welke winkels welke hoeveelheden nodig hebben. Die berekening vormt voor Thomas direct de basis voor de inkooporders bij de leveranciers. Zo zorgen ze ervoor dat de marketingmaterialen heel gerichter worden verdeeld.

“Als een filiaal zegt dat ze te weinig kassabordjes krijgen, kunnen we nu verwijzen naar het winkel-DNA in het platform van Next Marketing Solutions. Als dit goed is ingevuld, krijgen de filialen de juiste hoeveelheden.”  Thomas – Coördinator Print Productions

 

Wat het HEMA oplevert

Waar HEMA voorheen leunde op losse systemen, handmatige lijstjes en dubbele controles in Excel, ontstaat nu structureel meer overzicht en minder ruimte voor fouten.

Eén centraal systeem. Opmaak, promotiekaartjes en de interne webshop zaten voorheen in aparte tools. Het folder-team ontvangt geen losse e-mails meer met feedback, maar werkt vanuit één centrale plek, dat bespaart tijd en vermindert chaos.

Minder fouten, meer vertrouwen. Door automatisering en centrale data neemt de kans op fouten af. Wijzigingen worden snel en betrouwbaar doorgevoerd, zonder discussie achteraf.

Meer autonomie voor filialen. Winkels bestellen zelfstandig na via de webshop, wat de winkelhelpdesk ontlast. Door hun eigen winkel-DNA in te vullen, krijgen filialen ook meer inspraak in de hoeveelheden die ze ontvangen.

Kostenbesparing door beter voorraadoverzicht. Oude signing wordt automatisch als ‘vervallen’ gemarkeerd en doorgegeven aan het warenhuis, wat onnodige opslagkosten voorkomt.

“In een retailomgeving heb je te maken met regelmatig last minute wijzigingen. Die kunnen we nu makkelijk en foutloos doorvoeren. Als ik een wijziging in het systeem heb gedaan, weet ik zeker dat het klopt.”  Thomas, Coördinator Print Productions

 

Samenwerken aan nog meer automatisering

Er staan mooie ontwikkelingen op de planning, in nauwe samenwerking tussen Next Marketing Solutions en HEMA.

“De contactpersonen van Next Marketing Solutions voelen echt als collega’s. We denken samen na over ideeën en oplossingen. Daar komt eigenlijk altijd een positief resultaat uit.”  Thomas – Coördinator Print Productions

Straks wordt SAP-data direct in NextMarketingSuite geüpload, waarna leveranciers automatisch worden geïnformeerd hoeveel er gedrukt moet worden, en het warenhuis een overzicht ontvangt van wat wanneer wordt geleverd.

Ook komen alle templates in NextMarketingSuite terecht. Zodra marketingmateriaal is verlopen, gaat er automatisch een scraporder naar het warenhuis. En filialen kunnen alleen nog het type signing en de aantallen bestellen die voor hen relevant zijn. Ook komen er ijzeren voorraadniveaus met automatische meldingen en nabestellingen.

Wat dit oplevert?

Verder tijdsbesparing voor Thomas en zijn collega’s, een lagere foutmarge, en door efficiënter voorraadbeheer ook een kostenbesparing bij het warenhuis.

“Op dit moment is het voor iedereen lastig om oude en nieuwe signing van elkaar te onderscheiden. Zodra het systeem automatisch aangeeft wat vervallen is, geeft dat ons én het warenhuis meteen veel meer overzicht, en dat scheelt ook in de kosten.”  Thomas – Coördinator Print Productions

“Zorg dat je vanaf het begin heel goed op papier hebt wat je precies wil met de tool, zodat je die vanaf de start goed kunt laten aansluiten op je eigen processen. En: log zelf af en toe in op de portal en kijk vanuit de ogen van een filiaal, om verbeterkansen te blijven zien”  Thomas – Coördinator Print Productions

Thomas

Wij laten je graag onze software zien

In 45 minuten geven wij een online demo, beantwoorden we al jouw vragen, kijken we waar jullie behoefte ligt en verkennen we samen waar de benefits en quick wins van NextMarketingSuite voor jouw organisatie liggen. 

Plan nu een demo